90%より60%での資料作り

資料作りって、つい「しっかり仕上げなきゃ」と思って時間をかけてしまうこと、ありませんか？私自身も、以前は細部まで詰めて、完成度90%を目指すことにエネルギーを注いでいました。でも、“60%”くらいでまず形にするほうが、仕事もうまく回るし、自分の負担も軽くなるということに。

今回は、完璧主義から一歩引いて、あえて60%の完成度で資料を作ることの価値について、私なりの気づきや実践法を交えてお話ししてみたいと思います。

会議用のプレゼン資料や、上司への報告書。つい、「見やすく」「わかりやすく」「ちゃんと伝わるように」と意識して、フォントや配色、図解の作り込みまで丁寧にしてしまいがちです。でもその結果、夜遅くまで資料を詰めたり、修正に時間を取られてしまうこと、ありませんか？

さらに悪循環なのが、時間をかけた資料ほど「これでいいのかな…」と不安になり、提出も遅れがちになること。実はこの「完璧主義のワナ」、自分だけでなく、チームやプロジェクト全体の進行にも影響を与えてしまうんですよね。

完璧を目指すより、早く形にして、みんなで育てる。

これに気づいたのは、ある上司のひとことがきっかけでした。「60%でいいから、まず見せて」と言われたとき、内心「それじゃ中途半端では…？」と戸惑いました。でもやってみると、意見をもらいながら進めるほうが早く、しかも完成度も結果的に高くなることが多かったんです。

ここでいう“60%資料”とは、決して手を抜いた資料ではありません。ポイントは「全体像が見えていて、相手のフィードバックを引き出せる状態にあるかどうか」。言い換えれば、“荒削りだけど方向性が合っている”資料ともいえるかもしれません。

私が普段意識している60%資料の作り方は、次のような感じです：

実際にこの方法を取り入れてみると、上司からの修正指示も具体的になりやすく、「思ってたのと違う」ズレが減ったように感じます。そしてなにより、心が軽くなった。完璧じゃないからこそ、周囲の知恵や意見が入る余地が生まれるんですよね。

最初は、完成度が低い資料を見せるのに抵抗があるかもしれません。私もそうでした。「こんな未完成のものを見せたら、評価が下がるんじゃ…」と。でも不思議なことに、早い段階で共有したほうが、むしろ「しっかり進めてるね」と評価されることも多かったんです。

これは、「共有＝進捗報告」になるからなんですね。途中段階を見せることで、上司や関係者とのコミュニケーションも増え、信頼感も生まれやすくなる。逆に、完成品しか出さないスタンスだと、「何を考えているのか見えない人」になってしまうことも。

未完成な状態で見せることは、未熟さではなく、開かれた姿勢の表れ。

60%で一度出して、フィードバックをもとにブラッシュアップする。このやり方に変えてから、資料作成のリズムもよくなりました。前倒しで準備ができるようになり、ギリギリまで焦ることも減ったんです。

また、「詰めすぎない」ことが、余白やゆとりを生むことにもつながりました。例えば、突然の差し込みタスクが来ても、「あ、まだ最終調整段階だから大丈夫」と思えるようになったり。自分の心にも、ちょっとした安心感のバッファが生まれる感じです。

完璧な資料をひとりで抱え込むより、未完成でも誰かと共有して育てていく。そんなスタンスの方が、仕事にもチームにも、自分にも、心地よさが残る気がしています。

「60%でまず形にする」って、最初はちょっと怖いかもしれません。でも、その小さな勇気が、結果的に仕事を加速させ、自分自身の負担も軽くしてくれる。何より、「一緒に考えてもらえる」って、やっぱりありがたいんですよね。

完璧よりも共有。孤独な100%より、対話の60%。そんな資料作りのあり方が、これからの働き方にはフィットするんじゃないかなと感じています。

今日も、まずは60%で。一歩、軽やかに進めていきましょう。